为深入贯彻落实新修订的档案法，推动全面建立和落实档案工作责任制，进一步加强学校档案管理工作，明确档案工作各级领导、档案馆、各业务部门、系（院）相关工作人员的具体责任，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等法律法规制定本办法。

一、提高思想认识

档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业。档案是学校历史沿革、教学科研、行政管理的重要记录，承载着学校发展的记忆，是依法治校、文化传承的基础性工作。全体教职工要进一步提高政治站位，充分认识档案工作对学校发展的重要作用，增强责任感和使命感，共同构建全员参与的档案文化生态，让档案工作真正为学校高质量发展提供服务保障。

二、明确职责分工

围绕档案工作领导责任、管理责任和执行责任的落实，制定部门和人员的具体工作职责。

（一）校长职责

１.贯彻执行国家和山西省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

２.将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

３.建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

４.研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

（二）分管副校长职责

１.协助校长负责全校档案工作，制定实施学校档案工作长期发展规划；组织宣传和贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定；

２.负责组织协调学校档案馆和全校各单位的档案工作，监督检查全校档案工作，研究并协调解决档案工作中的重大问题；

３.听取学校档案部门工作汇报，将档案工作计划、任务等列入学校议事日程；

４.审批学校有关档案工作的规章制度、文件。

（三）档案工作委员会职责

１.宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划、总结；

２.审定学校档案管理办法和重要的规章制度；

３.研究并决定学校档案工作的重大事项；

４.检查、督促学校及各单位档案工作执行情况，对各单位档案工作进行监督、检查、考核与评估。

（四）档案馆职责

１.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

２.拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

３.负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

４.编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

５.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

６.开展档案的开放和利用工作；

７.开展学校档案工作人员的业务培训；

８.利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

９.开展国内外档案学术研究和交流活动。

（五）档案馆馆长职责

１.在学校档案工作分管校长领导下，全面负责档案馆工作，负责档案馆工作职责的全面落实。认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规；

２.制定并贯彻落实学校档案工作规章制度；

３.负责对学校各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，确保全校档案工作的全面开展和推进；

４.负责组织学校各单位的档案收集、整理、立卷、归档等工作，做到应收尽收、应归尽归；

５.负责组织编制档案检索工具，编研、开发档案信息资源；

６.负责组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。拓展档案服务功能，畅通服务渠道，为学校改革发展提供有效服务；

７.负责开展专兼职档案管理人员的业务学习、培训工作；

８.负责组织利用档案资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

９.负责开展档案学术研究和交流活动；

10.负责学校档案馆安全工作；

11.完成上级主管部门和学校领导交办的事宜。

（六）各归档单位分管档案工作负责人职责

1.配备具有较好政治、业务素质的兼职档案人员，并保持相对稳定；

2.贯彻执行学校档案工作的各项规章制度及具体工作计划和安排，组织本单位人员学习档案法规，检查本单位兼职档案人员履行职责的情况；

3.布置本单位档案工作，把档案工作纳入工作计划、管理制度和管理人员职责范围；

4.加强与学校档案馆联系，共同做好档案业务的指导、检查。

（七）档案馆工作人员职责

1.遵守党和国家关于档案工作的法规及各项规章制度，贯彻执行党和国家关于保守党和国家秘密的规定；

2.根据职责分工，负责档案的接收、整理、分类、编目、排架、保管、统计、利用等业务工作；

3.根据工作需要，对有关部门或单位的立卷归档工作进行监督、指导；

4.负责对各单位所移交档案按规定要求审查核实；

5.负责档案的保管和保护工作，开展档案“八防”工作，做好库房温、湿度的检查记录。最大限度地延长馆藏档案寿命；

6.编制馆藏档案检索工具，快速准确提取档案为利用服务；

7.积极参加档案学术研究、工作交流活动。积极开展档案信息资源的开发，为学校各项工作及社会利用档案史料服务；

8.按时完成档案报表的编制，统计和上报；

9.完成领导交办的其它工作任务。

（八）各归档单位兼职档案员职责

1.负责本单位文件材料的积累、保管、整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统；

2.主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，档案立卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要，按时完成归档任务；

3.积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平；

4.负责文件材料的安全工作。

三、加强监督检查

为保障档案实体与信息安全，防止档案管理过程发生归档不及时、整理不规范以及档案遗失、损毁或泄密现象，进一步提升档案服务效率和服务质量。档案工作委员会应定期开展档案监督检查工作。

（一）监督检查方式

1.定期检查：每学期或每学年开展一次全面档案检查，形成检查报告；

2.随机抽查：不定期抽查部分部门的档案管理情况，确保日常管理不松懈。

（二）监督检查内容

1.归档情况检查：各部门是否按时、按质移交档案，归档材料是否完整、准确；

2.档案管理规范性检查：档案分类、编号、装订是否符合国家标准或学校规定。档案存放环境是否达标（防火、防潮、防虫、防盗等）；

3.档案利用检查：档案借阅、复制、销毁等流程是否合规，是否存在违规操作；

4.信息化建设检查：电子档案管理系统运行是否稳定，数据备份是否完善。数字化档案的准确性、完整性及长期保存措施是否到位。

（三）监督检查的整改与反馈机制

1.问题通报：对检查中发现的问题形成书面通报，明确整改要求和时限；

2.整改落实：责任单位制定整改方案，档案馆跟踪整改进展，确保问题闭环管理；

3.考核评价：将档案管理情况纳入学校年度目标责任考核体系。

2025年7月28日