第一章 总则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，更好地为学生、学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指建校以来学校在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录材料，是国家和学校的宝贵财富，由学校档案馆集中统一管理。

第三条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 管理体制与工作职责

第四条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。学校成立档案工作委员会，作为学校开展档案工作的重要机构，档案工作委员会的主要工作职责是：宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划、总结；审定学校档案管理办法和重要的规章制度；研究决定档案工作的重大事宜；检查、督促学校及部门档案工作执行情况；对各部门档案工作进行监督、检查、考核与评估。

第五条 学校设立档案馆，档案馆是保存和提供利用本校档案的专门机构，统管全校各门类、各种载体的档案，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作。各单位应有一位负责人分管本单位的档案工作，并设有兼职档案工作人员。

第六条 档案馆的管理职责

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第七条 各单位兼职档案员，负责本单位形成的文件材料的收集、整理、立卷工作，并按时向档案馆移交档案。

第三章 档案队伍建设

第八条 学校要根据档案工作实际，配备足够的专职档案人员。吸收一定的熟悉档案现代化管理的年轻人，充实档案队伍，并保持人员的相对稳定。

第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，认真学习档案专业知识、现代化管理知识及其它方面的知识，不断提高管理水平。

第十条 各单位应配备相应的兼职档案工作人员。

第十一条 档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。

第四章 经费、库房和设备

第十二条 学校应当将档案馆所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，列专项经费。

第十三条 学校应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房及相应设施。存放涉密档案应当设有专门库房。

第十四条 学校应为档案馆提供必要的硬件和软件支撑，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第五章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十五条 建立和完善归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十六条 各单位应做到布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 实行单位立卷制度。各系（院）、各单位为立卷单位，立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，档案馆负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后立卷人方可向档案馆移交。

第十八条 纸质档案材料和电子档案材料要同步归档，文件材料的归档范围包括：

（一）党群类

主要包括校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。

（二）行政类

主要包括校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。

（三）学生类

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类

主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科学研究类

主要包括在科研活动中形成的文件材料。按《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）执行。

（六）产品生产与科技开发类

主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（七）基本建设类

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器械管理、财务管理等文件材料；重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（八）仪器设备类

主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料，特别是5万元以上仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

（九）出版类

主要包括综合管理和本校编辑出版的学报、校报和学术刊物以及出版物的审稿单、原稿、样书等，重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。

（十）外事类

主要包括综合管理材料、本校人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问进修；学校聘请的外籍专家，港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料。

（十一）财会类

主要包括综合管理文件、会计账簿、会计报表、工资清册等。

（十二）声像类

反映学校重要会议、活动等且具有凭证、查考和保存价值的照片、录音、录像、磁盘、光盘等。

（十三）实物类

主要包括奖状、证书、奖牌、锦旗、奖杯、牌匾、字画（含题词）、印鉴、校徽等。

以上各类档案的归档范围详见《忻州师范学院档案归档范围和保管期限表》。

第十九条 归档文件材料应当质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字材料）。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子档案管理办法》执行。

第二十条 归档时间与档案移交手续

（一）归档时间

１.党政部门和按年度归档的部门，于次年6月底前归档；

２.教学部门和按学年度归档的部门，应在次年12月底前归档；

３.科研、基建、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内归档；

４.当年财会档案在会计年度终了后，由计财部保管2年，期满后在次年6月底前归档；

５.声像档案应在活动结束后立即归档。

（二）档案移交接收手续

档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可接收，接收档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方签名盖章。

第二十一条 我校与其他单位分工协作完成的项目，我校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交我校档案机构保存。

第二十二条 学校中个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的全部材料，应由其所在单位负责收集齐全，进行鉴定和系统整理，按照规定及时移交档案馆集中管理。任何单位和个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

第六章 档案的管理

第二十三条 学校各门类、各种载体的档案应由档案馆集中统一管理。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第二十四条 档案馆要做好库房管理，应建立和健全有关规章制度，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

第二十五条 档案的鉴定与销毁

档案鉴定工作在校长领导下，由档案工作委员会负责对保管期限已满的档案进行鉴定并登记造册，提交院长办公会通过后，方可销毁。禁止任何单位和个人擅自销毁档案。

第二十六条 各类档案按其价值确定保管期限为永久和定期两种。

（一）凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的、具有保存价值的，列为永久保管；

（二）凡是在一定时期内需要考查利用的，应酌情列为定期；

（三）凡介于两者之间的，一律从长保存。

第二十七条 档案的统计

档案馆每年要对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第七章 档案的利用与开放

第二十八条 学校档案馆所保存的档案，主要供本校利用。校内单位和个人利用档案由档案馆负责人审批。校外单位利用档案，需携带正式函件，由校办公室协调相关部门审批后，再由档案馆负责人审批。校外个人利用档案，需持有效证件，由档案馆负责人审批。

第二十九条 持有合法证明的单位和个人在利用已开放的档案时，应当遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造。利用未开放的档案，不得擅自抄录和复制。

第三十条 档案馆应积极开展档案的编研工作，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料。出版档案史料应经档案形成单位同意，并请校长批准。

第三十一条 查、借阅利用档案必须遵守档案馆的查、借阅制度。

第三十二条 学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

第八章 档案信息化建设

第三十三条 学校应当将档案信息化建设纳入本校信息化建设规划，加强档案信息化基础设施、数字资源、应用系统、标准规范、人才队伍和安全保障体系建设。

积极推进办公自动化系统和各单位业务系统与档案管理系统衔接，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规并符合长期有效的保存要求。

第三十四条 档案馆应当加强档案信息化建设，稳步推进纸质档案数字化加工。积极推进档案管理系统建设，逐步实现对电子档案的全过程管理。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第九章 考核、奖励与处罚

第三十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给与表彰奖励：

（一）在档案的收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十六条 有下列行为之一的，学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案或买卖、非法转让档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第十章 附则

第三十七条 本办法自发布之日起执行，原《忻州师范学院档案管理办法》（院政字[2018]30号）同时废止。

2025年7月28日