忻州师范学院档案馆建立于2000年11月专升本后，师专时期设有隶属于校办的档案室。学院档案馆为处级建制，是保存和提供利用学校档案的专门机构，具有积累学校发展历史，传承学校文化精神，服务教学科研，出具档案证明、开发档案资源，提供信息服务以及宣传教育的功能。

档案馆现有专职人员7人，其中馆长1人、综合档案室主任1人、馆员5人。

2021年档案馆搬迁新馆，现有库房面积330㎡，所藏档案，共9个全宗。截至到2022年上半年，案卷总数3万余卷（件），总长度446.65m，时间从1958年到2021年。

1、忻县专区师范专科学校全宗，简称58师专，全宗号为XZ。1958年6月17日山西省人民委员会批准成立山西省忻县专区师范专科学校。1959年9月忻县师专与大同师专合并成晋北师专。1962年7月3日山西省人民委员会发布通知，决定裁撤晋北师专。这个学校从诞生到撤销仅存在了四年,中间还迁址一次。所以，XZ全宗所存档案不多，仅10卷,长0.1米，内容多为党政工作及学生名册。有案卷目录和全引目录可以检索利用。

2、山西省忻县专署耕读师范专科学校全宗。简称耕读师专，全宗号为GZ。1966年5月12日山西省人民委员会同意忻县专署成立耕读师专。1969年11月，忻县地区文教办决定把耕读师专并入当时成立的“五七学校”,耕读师专从成立到结束仅4年,仅存档案3卷，长0.05米，除学生名册外，其他都是当时政治活动内容的材料。

3、忻县地区师范专科学校全宗。简称黑师专，全宗号为HZ。1971年11月23日忻县地区革命委员会批准恢复地区师范专科学校，年底开始招生。1973年9月26日忻县地区革命委员会发出关于地区师专改为地区高中的通知。这个学校仅存世一年半。其档案仅有12卷，长0.25米，除学生名册外，大部分是当时政治活动内容及职工履历表。

4、 忻州地区教育学院全宗。简称教院，全宗号JY。1951年忻县专署开办高小教师轮训班，以后培训教师多批。1963年10月定名为教育干部学校（简称教干校）。1979年1月15日更名为地区教师进修学校。1984年7月经山西省政府批准成立忻州地区教育学院。其全宗档案共 776卷。长10.2 米。其中党群类 99卷。行政类 186卷，教学类 112卷，基建类 45卷，财会类333 卷，设备1卷，照片80张。

5、忻州职工大学全宗，简称职大，全宗号为ZD。筹建于1986年。1993年12月经国家教委批准正式成立。1999年7月与忻州师专教院，电大忻州的分校合并组建为忻州师范高等专科学校。其全宗档案共591卷，长 11.05米。其中党群类26 卷，行政类 104卷，教学类 260卷，财会类 194卷，科研类2卷，设备类5卷。

6、电大忻州分校全宗。简称忻州电大，全宗号为DD。山西广播电视大学忻州分校成立于1979年。其全宗档案共1007 卷，长10.42 米。其中党群类 16卷，行政类153 卷，教学类 319卷，财会类519 卷。

7、忻州师范专科学校全宗。简称忻州师专，全宗号为SZ。1978年元月山西省计划会议决定在忻县地区建立“师专班”。全称为“山西师范学院忻县地区师专班”，1982年10月29日教育部批准增设忻县师范专科学校，1984年初山西省政府收管忻县师专归省教育厅统一管理。1984年8月27日山西省政府批准将“忻县师范专科学校”改名为“忻州师范专科学校”，1999年7月与忻州教育学院、忻州职工大学、忻州电大合并组建为忻州师范高等专科学校。忻州高专的建立正处于“专升本”期间，到2000年3月21日教育部批准建立忻州师范学院（本科院校），不到一年时间。因此，高专时形成的档案仍归在忻州师专全宗内。忻州师专从1978年到1999年存世20多年。其全宗档案共3724卷，长57.72 米。其档案分类分为两个时期，1992年（含92年）前，其分类为党政类 367卷，统计类 23卷，教学类411卷，基建类 47卷。1993年-1999年，其分类为党群类169卷，行政类199卷，财会类 2462卷，科研类 12卷，仪器设备类4 卷，出版类25卷，外事类10 卷，产品类1卷，实物类87件，声像类5件。

8、忻州师范学院专科部全宗，简称专科部。全宗号为ZK，1998年4月设立忻州师范学校档案室，2000年6月忻州师范学校升格为忻州师院专科部，更名为忻州师院专科部档案室。2015年忻州师院专科部与忻州师院合并，又更名为忻州师院南校区档案室。2017年11月忻州师院南校区档案室正式纳入忻州师院档案馆统一管理，至今忻州师范学院专科部全宗档案共3883卷（件），长48.6米。其中，党群类338卷（件），行政类791卷（件），教学类1281卷（件），设备类7卷（件），基建类240卷（件），财会类1162卷（件），声像类14卷（件），照片526张，实物31件。

9、忻州师范学院全宗，简称忻州师院。全宗号为SY，2000年3月忻州高专与忻州师范学校合并组建为忻州师范学院，至今，忻州师院全宗档案共15166卷，长273.5米。其中，党群类 1497卷，行政类 1499卷，教学类 3169卷，科研类 255卷，基建类201卷，仪器设备类111卷，出版类 373卷，外事类 130卷，财会类7930 卷，声像类1120件，实物类108件，产品类1卷，照片2628张。

十九大以来，档案馆按照新形势下档案工作的要求谋划档案管理工作，本着对学院历史负责，为现实服务的思想和理念，紧紧围绕学院中心工作，注重档案工作自身如何科学发展，档案工作如何为学院发展服务，更新工作观念，转变工作思路。健全完善管理制度，夯实档案资源建设，努力提高档案管理质量；增强档案服务主动性、努力创新档案服务形式，提升档案服务水平；逐步完善档案基础设施，推进档案数字化，加快档案信息化建设，为档案馆的科学发展，规范管理而努力。