为了指导各立卷部门做好归档、立卷工作，保证立卷归档质量。根据前期调研情况，我们有针对性地制作了立卷和归档要求，请各部门兼职档案员按照要求，认真做好本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作。
一、归档范围
（一）我校及各部门在工作活动中形成的文件材料均应归档：
（二）上级、同级机关发来的文件材料中，须我校贯彻执行的均应归档；
（三）外单位形成的，与我校有关、涉及我校事务的文件材料均应归档；
（四）上级机关下发的普发性不需我校办理的文件材料不应归档；
（五）我校领导人兼任外单位职务形成的与我校无关的材料不应归档；
（六）我校汇集的作为自己工作参考的外部文件材料不应归档；
（七）同级机关发来的不需贯彻执行的、不需办理的文件材料，不应归档。
二、立卷要求
面对大量的应归档材料，各部门首先应当分类。分类的根据是《忻州师院档案实体分类和档号表》，根据此表确定本部门归档材料的类别。并细分到二级类目。
我校各部门的职能不同，所以在工作活动中形成的归档材料的档案类别也不一样。有的部门职能单一，其形成的归档材料的类别也少，如基建处、计财处等。有的部门有多重职能，其形成的归档材料的类别亦多，如组织（人事）处等。还有的部门具有综合职能，如党（院）办公室，其形成的归档材料几乎涵盖了我校所有的档案类别。因此，各部门要根据各自的实际情况，对照我校《档案实体分类和档号表》确定归档材料的所属类目，尽量做到分类准确、不交叉。
（一）归档材料组合成卷的要求
1. 首先要分年度。不同年度的归档材料不能放在一起组卷。但请示与批复应放在复文年立卷，跨年度的总结放在针对年立卷，跨年度的会议文件放在开幕年立卷。
2. 其次要分问题。同一问题的归档材料组合在一起立卷，不同问题的归档材料分开立卷。
3. 注意成套性。有些归档材料是成套的、成体系的，不可分散立卷。如重要会议、基建项目、设备、科研项目等，可按成套性要求组合在一个单元内。
4. 不同保管期限的归档材料原则上应分开组卷。永久的组合在一起，定期的组合在一起，不能把永久、定期混在一起组卷。
（二）卷内文件材料排列的质量要求
1. 一般按文件材料形成的日期先后排列。
2. 密不可分的文件材料必须排列在一起。如批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要文件历次修改稿依次排在定稿之后；非诉讼案件结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后。
3. 少数案卷可以按文件材料的重要程度排列。
（三）卷内文件材料编目的质量要求
1. 将排好顺序的卷内文件材料编上页码。页码一律用铅笔顺序填写，既不能重号和漏号也不能前后交错。页号一般填写在右下角。
2. 卷内文件目录的填写必须规范。
（1）“档号”是指本案卷所属分类号码及排列次序。各部门填写时应按照《实体分类及档号表》的规定标注到二级类目即可。如“2009-JX14-”；
（2）“顺序号”也称“件号”，以件为单位依次填写；
（3）“文号”应填写文件上原有的字号，文件上原来无编号的，此栏可不填写；
（4）“责任者”即指此文件的形成者，一般应填全称，填不下时可填标准简称，“责任者”不可空缺；
（5）“题名”一般按原文件题名填写，没有题名或虽有题名但无实质内容的应重新拟写；
（6）“日期”一律按正文后的落款日期填写，写成8位连续码。如：2000年3月8日。应填为20000308；
（7）“页号”填写每个文件对应的启页页号，本卷最后一个文件的“页号”应填起止页码。
3. 卷末“备考表”的填写内容：有文件缺页、破损、涂改、字迹不清等，应如实填写在“说明”之下；如无此类情况，可不填写。但立卷人、检查人必须签名，时间也必填上。
4. 案卷题名。指本卷案卷的具体名字，题名必须概括、准确、具体地揭示卷内文件的内容和成分，不能随意拟写，应当统一、规范。题名的结构是：责任者+问题+文种三部分构成。如“忻州师范院党委（责任者）关于宣传思想工作（问题）的通知、要求、总结（文种）”。责任者、问题、文种分别多于一个时，可以并列书写，但最多揭示三个即可，中间用顿号隔开。
三、归档要求
归档即是立卷部门把整理好的案卷移交给档案馆的工作。这项工作有两项内容：一是归档时间，一是归档移交手续。
（一）归档时间
1. 党、政部门和按年度归档的部门，于次年6月底前把上年度形成的整理好的案卷归档；
2. 教学部门和按学年度归档的部门，应在次年寒假前，把上一学年度形成的整理好的案卷归档；
3. 科研、基建、学位论文、设备等应在竣工验收、授予学位后三个月内归档；
4. 会计档案在会计年度终了后，由计财处保管两年，期满后，在次年6月底前归档；
5. 声像档案应在活动结束后即时归档。
（二）档案移交接收手续
立卷部门首先要将整理好的案卷清点、核对、造移交表一式两份。送档案馆后，双方人员根据移交目录共同清点，经查对无误，移交、接收人员在移交表上签字查收，并注明移交时间。移交人保存一份，档案馆保存一份。