各部门：

为了做好2023年立卷归档工作，使各类档案顺利归档，确保我院档案的完整性，现将有关事项通知如下：

一、总体要求

各部门要从全院工作大局出发，充分认识归档工作的重要性，将责任落实到人，兼职档案员要对本部门工作材料进行细致整理，明确本部门应归档材料的范围和内容，确保按时完成立卷归档工作。

二、归档范围

1、各部门在各自工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料均应归档。具体归档范围请参照《忻州师范学院各部门各类归档范围、保管期限表》（见档案馆网站）的相关内容。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的电子材料、声像、照片(包括电子版)等材料。各类不同载体的材料应随纸质文件材料一同归档。

3、各部门获得的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗（省厅级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案要按时整理归档。

4、历年应归档但尚未归档的各类材料应整理归档。

三、归档要求

1、各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

2、兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项、不要把属于一个内容的档案材料分隔开或遗漏，并按要求填写卷内目录（如遇疑问可咨询档案馆）。

3、归档的声像档案和电子照片，应有：人物、事由（事件）、时间、地点等背景内容和文件目录。

四、归档时间

1、各部门请于2023年12月15日前完成档案归档工作。

2、科研、基建项目和专题性档案，在项目完成或通过鉴定验收后三个月内归档，各院系毕业生照片在毕业生离校后一个月内归档。

五、移交地点及联系人

地点：博望楼305室

联系人：孟靖华  电话：3339209

                                     档案馆

2023年11月29日