第一章   总  则

第一条  为了加强我院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为学院各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合我院实际，制定本办法。

第二条  我院档案是指建校以来各阶段从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中，直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式的历史记录材料，它是党和国家的宝贵财富，由学院档案馆集中统一管理。

第三条  我院档案工作是学院工作的重要组成部分，是办好学院的重要基础工作之一，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院应把档案工作纳入总体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第四条  档案部门必须严格执行国家、学院的保密制度，在确保档案部门形成的档案材料安全和国家机密的前提下，按规定搞好对外开放。

第二章   体制与职责

第五条  学院档案馆为处级建制，它既是学院档案管理工作的职能管理部门，又是永久保存和提供本院档案的科学文化事业机构，对全院档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、具体监督和全面指导。

第六条  学院由一名院长分管档案工作，由档案工作委员会指导档案工作。各系、部、处、室应由一名负责人分管本部门的档案工作，并设有专（兼）职档案人员。

第七条  学院档案馆的基本职责是：

1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划、协调全院档案工作。

2、建立健全学院档案工作规章制度。

3、负责对全院各系、部等处级单位的档案工作进行监督、指导和检查。

4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、利用、修复学院各类档案及有关资料，严格执行保密制度，维护档案的安全与完整。

5、做好档案的鉴定工作，及时组织已超过保管期限档案的鉴定工作。

6、开展档案的开放和利用工作。

7、开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

8、负责编制检索工具、编写参考资料、汇编档案文献，提供利用档案的信息资源，为学院各项工作服务。

9、负责组织全院兼职档案人员的学习与培训，提高档案人员的业务水平。

第八条  对于某些需特殊条件保管，或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室悬档案部门的分支机构，业务上受学院档案馆领导。分室每年应向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存的档案。

第九条  本院各部门档案人员，要配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及本院档案工作的规章制度；负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交等工作。

第三章   档案队伍建设

第十条  学院要根据档案工作实际，配备足够的专职档案人员，吸收一定的熟悉档案电子化管理的年轻人，充实档案队伍，并保持人员的相对稳定。

第十一条  本院档案工作人员必须努力学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策，遵纪守法，保守党和国家机密；热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干，刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识。

第十二条  本院专（兼）职档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。

第十三条  各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。

第四章   经费、库房和设备

第十四条  学院要确保档案工作的设备经费需要。所需经费，应单独立项，列入学院预算。各部门应对本部门档案工作所需经费给予支持。

第十五条  学院要遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房。

第十六条  学院要有计划地为档案馆配备复印、照相、录音、录像计算机等必要的设备，以逐步实现档案管理的现代化、数字化，落实档案保护措施。

第五章   文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条  建立和不断完善归档制度，并将其纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十八条  学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时要布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条  学院实行部门（课题组）立卷制度。各系、部等处级建制的部门均系部门立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。部门和立卷入按文件形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，档案馆负责指导立卷工作和案卷质量的检查，合格后立卷入方可向档案馆移交。

第二十条  文件材料的归档范围

（一）党政档案

主要包括院党委、院行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录、纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表，特别是综合性的文件及上级来文中针对学院的指令性、指导性文件。

（二）教学档案

主要包括综合管理、学科与实验室建设，招生、学籍、课堂教学与实践，学位工作，毕业生工作，教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践和环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）科研档案

主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各方面活动中形成的文件材料。重点是本院承担的科研项目，特别是研究阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）基建档案

主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器械管理、财务管理等文件材料；重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（五）设备档案

主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等文件材料，特别是5万元以上仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

（六）产品生产与科技开发档案

主要包括学院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料样品、照片、录像等。

（七）出版档案

主要包括综合管理和本院编辑出版的学报、院报和学术刊物以及出版物的审稿单、原稿、样书等，重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。

（八）外事档案

主要包括综合管理材料、本院人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问进修；学院聘请的外籍专家，港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

（九）财会档案

 主要包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资清册等。以上各类档案的归档范围见《忻州师范学院各部门各类档案、归档范围和保管期限表》。

第二十一条  归档的文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写，文件材料要符合有关标准要求。

第二十二条  归档时间与移交手续。

（一）归档时间

1、党、政部门和按年度归档的部门，于次年6月底前归档。

2、教学部门和按学年度归档的部门，应在次年寒假前归档。

3、科研、基建、学位论文等应在竣工验收和授予学位后的3个月内归档。

4、当年财会档案在会计年度终了后，由计财处保管2年。期满后在次年6月底前归档。

5、声像档案应在活动结束后立即归档。

（二）档案移交接收手续

档案馆接收时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可进行组卷。移交时档案馆工作人员与移交人根据移交目录共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。

第二十三条 

个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料、图表、声像材料，应由其部门档案人员负责收集齐全，进行鉴定系统整理后，移交给档案馆集中管理，任何部门和个人不得据为己有或者拒绝归档。

对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，院档案馆可向其征集或接收捐赠，对捐赠的档案，视珍贵程度，学院给予奖励。如有寄存档案者，可通过协议形式明确有关事项，适当收取一定的寄存费用。

第二十四条  本院科研成果、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查。

第六章   档案的管理

第二十五条  档案馆按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行分类、编号和排列。库房应具有档案资料存放标志。

第二十六条  档案馆要落实档案的保护措施，建立档案的安全保密制度，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防暴晒等工作，对已破损和字迹褪色的档案，应及时进行修复或复制。

第二十七条  本院各类档案按其价值确定保管期限为永久、定期两种：

1、永久：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、定期：

(1) 30年：凡是反映学院一般活动，在较长时间内对本院工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为三十年左右。

(2) 10年：凡在短期内本院需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十年以内。

第二十八条  档案的鉴定与销毁

1、档案的鉴定工作，在分管院长的领导下，由档案馆和档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，并做出具体处理意见。

2、需要销毁的档案，应登记造册报院长批准后，方可销毁。任何单位和个人不得擅自销毁档案。

第二十九条  档案的统计

档案馆要对档案的收进和移出，案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计报表。

第七章   档案的利用与开放

第三十条  学院档案馆所保存的档案，主要供本院利用；其中形成时间为30年以上的档案（保密档案除外），一般均向社会开放，持有合法证明的单位和个人，经馆长或者分管领导同意后，都可利用已开放的档案。

第三十一条  持有合法证明的单位和个人在利用档案时，应遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造。利用未开放的档案，不得擅自抄录和复制。

第三十二条  档案馆应积极开展编研工作，加强对档案史料的研究整理，编写专题资料和全宗介绍等。

第三十三条  查阅、借阅档案必须遵守档案馆的有关查、借阅制度，并按规定缴纳一定的档案利用、保护费。

第八章   考核与奖惩

第三十四条  根据学院和档案馆建立的工作考核、考勤制度，明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和有突出研究成果，以及对档案事业有重大贡献者，建议学院给予表扬奖励。

第三十五条  对于违反《档案法》的行为，由学院根据《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚，并按规定建立备案制度。

第九章   附  则

第三十六条  对于电子档案管理办法另行处理。

第三十七条  本办法自发布之日起执行。