一、分管档案工作的院领导职责

 学院档案工作由院长领导，其主要职责是：

 （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

 （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

 （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

 （四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。

二、档案工作委员会职责

 （一）指导全院档案工作，协调档案工作与学院其他工作的关系；

 （二）对各部门档案工作进行监督、检查、考核与奖励；

三、分管档案工作的各部门领导职责

 （一）配备具有较好政治、业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定；

 （二）将档案工作纳入本单位的议事日程（每学期研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难；

 （三）组织本单位人员学习档案法规，执行学院档案工作的规章制度及《忻州师范学院档案管理办法》；

 （四）疏通渠道，严格制度，督促各科室有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的立卷归档工作；

 （五）协同档案馆，监督、检查本单位文件材料立卷、归档验收及档案鉴定工作；

 （六）负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责的情况。

四、档案馆馆长职责

 （一）负责制定档案工作计划、规划，进行学期、年度的本馆工作总结，拟制（修订）业务工作的各项规章制度，并认真组织实施；

 （二）对本馆人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；

 （三）组织本馆人员参加政治和业务学习，组织立卷部门兼职档案人员的业务培训；

 （四）负责有关档案业务工作的对外联系；

 （五）负责确定提供利用档案的范围，审批利用者能否借阅；

 （六）负责落实档案的安全、保密、保卫工作，确保档案的绝对安全、防止失泄密；

 （七）主持档案的鉴定、统计工作；

 （八）参加科研成果与产品鉴定，基建工程竣工验收，设备（仪器）开箱验收；

 （九）参与主持档案管理网络工作，有效控制全校档案的形成、积累；

 （十）调查了解学校档案工作情况，并就档案的改革等有关问题，提出意见和建议；

 （十一）完成学院领导交办的有关事宜。

五、档案馆管理人员职责

 （一）认真执行国家和学院有关档案工作的政策、法规和各项管理制度；

 （二）指导、监督、检查、协助各部门兼职档案员做好文件材料的形成，积累和整理归档工作，保证案卷质量符合要求；

 （三）对接收入库的档案进行分类、整理，编制各种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源开发工作，为学校各项工作服务；

 （四）严格执行档案利用制度，熟悉档案内容和存放位置，做到查找迅速、准确。对档案利用工作的反馈信息、数据进行分析、汇总；

 （五）贯彻执行党和国家、学院关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全；

 （六）做好档案的防高温、防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光工作，定期检查档案保管情况，发现破损、变质褪色、扩散等要及时修复、复制，确保档案材料完整、安全；

 （七）做到目录、案卷、帐卡相符，各种清单齐全准确；

 （八）对保存期满档案进行初鉴，并提出初鉴意见提交档案鉴定小组；

 （九）对保存的档案数量进行准确的统计。

六、各部门兼职档案员职责

 （一）坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；

 （二）负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

 （三）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；

 （四）保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密；

 （五）主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档；

 （六）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。