第一章 总 则

 第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学生、学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《山西省档案管理条例》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。

第二条 学院档案是指建校以来学院在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录材料，是国家和学院的宝贵财富，由学院档案馆集中统一管理。

第三条 档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

              第二章 体制与职责

第四条 学院档案工作由院长领导，分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作，由档案工作委员会指导档案工作。各单位应有一位负责人分管本部门的档案工作，并设有专（兼）职档案工作人员。

第五条 档案馆既是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的专门机构。

第六条 档案馆的管理职责：

   （一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划、协调全院档案工作。

   （二）拟订学院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

   （三）接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料。

   （四） 开展档案的开放和利用工作，为学校和社会各项工作服务。

   （五）编制检索工具，编研、出版档案史料。

   （六）组织全院专、兼职档案员的业务培训。

（七）参加档案学术研究和交流活动。

   （八） 维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和保护工作。

   （九）依托数字化校园建设环境，加快数字档案馆建设步伐，积极开发档案信息资源。

第七条 各部门档案人员，要配合档案馆负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷和向档案馆移交等工作。

               第三章 档案队伍建设

第八条 学院要根据档案工作实际，配备足够的专职档案人员。吸收一定的熟悉档案现代化管理的年轻人，充实档案队伍，并保持人员的相对稳定。

第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，认真学习档案专业知识、现代化管理知识及其它方面的知识，不断提高管理水平。

第十条 各部门、各单位应配备相应的专（兼）职档案工作人员。

第十一条 档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，按国家有关规定执行。

           第四章 经费、库房和设备

第十二条 学院应当将档案馆所需经费列入学院预算，保证档案工作的需求。各部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，列专项经费。

第十三条 学院应为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房及相应设施。存放涉密档案应当设有专门库房。

   第十四条 学院应为档案馆提供必要的硬件和软件支撑，促进档案信息化建设。

                 第五章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十五条 建立和完善归档制度，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十六条 各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十七条 实行部门立卷制度。各系、各部门为立卷单位，立卷人按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，档案馆负责指导立卷工作和案卷的质量检查，合格后立卷人方可向档案馆移交。

第十八条 学院应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品生产类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类。

第十九条归档文件材料应当质地优良，格式统一，手稿字迹工整，使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字材料）。

第二十条 归档时间与档案移交手续   

（一）归档时间

    1、党政部门和能按年度归档的部门，于次年6月底前归档。

    2、教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

    3、科研、基建、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的三个月内归档。

4、当年财会档案在会计年度终了后，由计财处保管2年，期满后在次年6月底前归档。

5、声像档案应在活动结束后立即归档。

（二）档案移交接收手续

档案馆接收档案时，首先要检查案卷质量，符合要求后，方可接收，接收档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方签名盖章。

    第二十一条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的全部材料，应由其所在部门负责收集齐全，进行鉴定和系统整理，按照规定及时移交档案馆集中管理。任何部门和个人不得据为己有。

学院个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，院档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

                第六章 档案的管理

    第二十二条学院各门类、各种载体的档案应由档案馆集中统一管理。情况特殊的部门，可设立档案分室，但必须配备专人，实行统一管理，分级保管。

第二十三条 档案馆要做好库房管理，应建立和健全有关规章制度，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

第二十四条 档案的鉴定与销毁

档案鉴定工作在院长领导下，由档案鉴定小组负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定、并登记造册，提交院长办公会通过后，方可销毁。禁止任何单位和个人擅自销毁档案。

第二十五条 各类档案按其价值确定保管期限为永久和定期两种。

（一）永久：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的、具有保存价值的，列为永久保管。

（二）凡是在一定时期内需要考查利用的，应酌情列为定期。

（三）凡介于两者之间的，一律从长保存。

第二十六条  档案的统计

档案馆每年要对档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计。按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计报表。

              第七章 档案的利用与开放

第二十七条  学院档案馆所保存的档案，主要供本院利用，如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经分管院领导同意后，方可查阅。

 第二十八条  持有合法证明的单位和个人在利用已开放的档案时，应当遵守查阅档案的有关规定，不得涂改、损毁、丢失、伪造。利用未开放的档案，不得擅自抄录和复制。

 第二十九条  档案馆应积极开展档案的编研工作，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料。出版档案史料应经档案形成部门同意，并请院长批准。

第三十条  查、借阅利用档案必须遵守档案馆的查、借阅制度。

第三十一条  学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。

             第八章 考核、奖励与处罚

第三十二条 学院应建立健全档案工作的考评制度。对从事档案工作者（包括档案馆的专职人员和各部门、各单位分管档案工作的领导和兼职档案员）进行考核，考核优秀者应给予表彰和奖励。

第三十三条 对于违反《档案法》的行为，由学院根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违纪违法行为处分规定》予以处罚。

第九章  附 则

第三十四条 本办法自发布之日起执行，《忻州师范学院档案管理办法》院政字[2002]28号同时废止。